5 Penggunaan Software Manajemen Biaya Perjalanan

Di era kompetitif saat ini, banyak organisasi masih mengelola biaya perjalanan mereka dengan cara yang sangat tidak terorganisir. Cara tradisional membuang-buang waktu dan produktivitas karyawan dan meningkatkan tekanan dari Hutang dan tim Keuangan dalam mengelola proses secara manual. Untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, organisasi harus pindah ke platform manajemen pengeluaran perjalanan yang mengintegrasikan pelancong, penerima, meja perjalanan, agen perjalanan, hutang dagang dan keuangan pada satu portal untuk mengurangi miskomunikasi dan merampingkan proses. Perjalanan yang tidak perlu dan pembatalan yang sia-sia berkurang, perjalanan hanya dengan fungsi vendor dan pelancong yang berwenang dalam prosedur dan sistem yang direkomendasikan. Ini menghemat waktu dan uang. Di bawah ini disebutkan beberapa manfaat dari Perangkat Lunak Manajemen Biaya Perjalanan yang efisien:

Kebijakan Perjalanan Terstruktur
Sebelumnya ketika akuntansi untuk biaya perjalanan dilakukan secara manual, sulit untuk melacak semua biaya dan biaya yang dikeluarkan. Dengan perangkat lunak manajemen biaya perjalanan, kebijakan perjalanan akan sangat jelas dan pembayaran yang salah dapat disorot. Biaya perjalanan umum termasuk hotel dan makanan harus dituliskan dengan jelas. Ini membantu dalam mencegah masalah di masa depan.

Visibilitas Biaya
Tim keuangan dan hutang dagang bisa mendapatkan visibilitas yang jelas atas pengeluaran yang dilakukan. Mereka akan memiliki semua informasi terkait yang tersedia dalam sistem dengan perincian yang sama. Mereka dapat dengan mudah mengetahui departemen mana yang membelanjakan berapa banyak dan dapat menempatkan kontrol anggaran di mana pun dibutuhkan.

Proses yang Efisien
Memasukkan pengeluaran secara manual ke dalam spreadsheet bisa sangat membosankan dan cenderung tidak akurat. Menjadi sulit bagi tim hutang dan keuangan juga jika Anda memiliki beberapa ratus karyawan di suatu organisasi. Di sinilah perangkat lunak manajemen biaya perjalanan muncul. Perangkat lunak ini memungkinkan karyawan untuk melaporkan pengeluaran mereka dalam sistem yang secara otomatis mengikuti alur kerja dan meminta persetujuan. Posting persetujuan itu pergi ke departemen terkait untuk mengotentikasi dan memproses pembayaran. Seluruh proses mulus, otomatis dan cepat untuk karyawan dan departemen internal.

Penggantian Karyawan Tepat Waktu
Jika Anda mengambil terlalu banyak waktu untuk mengganti uang karyawan Anda, itu akan menyebabkan meningkatnya kebencian. Hal ini juga dapat menyebabkan karyawan ragu untuk melakukan perjalanan bisnis dan bahkan mungkin menolak, yang pada akhirnya akan memengaruhi bisnis. Perangkat lunak ini memungkinkan karyawan untuk melaporkan pengeluaran mereka saat dalam perjalanan dan langsung berlaku untuk persetujuan dan pembayaran. Seluruh proses cepat dan otomatis yang menghemat banyak waktu dan membantu untuk mengganti biaya karyawan pada atau sebelum waktu.

Tren Biaya Perjalanan Pegawai
Dengan spreadsheet, sulit untuk mengatakan apakah pengeluaran karyawan tertentu tidak sesuai dengan pola normal. Perangkat lunak ini membantu untuk menangkap data dan menganalisis tren berdasarkan data historis. Manajemen dapat menjalankan banyak laporan dan mendapatkan analitik untuk membantu mereka membuat keputusan bisnis. Misalnya Sangat mudah untuk mencari perjalanan yang berbeda dan mencari tahu apakah inflasi menaikkan biaya atau jika karyawan melewati batas biaya yang diizinkan. Baik Perangkat Lunak Manajemen Biaya Perjalanan dan Perangkat Lunak Procure to Pay membantu mengendalikan keuangan dalam organisasi sehingga menghemat banyak biaya dan waktu.

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>